メールを色分けする

Outlook Expressを使っている人の中には、メッセージルール機能を利用して条件を設定して受信フォルダを指定していると思います。フォルダを分けるほどではない短期の条件付け……例えば、仕事などで一定期間は特定の相手との急ぎの用件などのメールだけ少し目立つようにしておきたいとか、先着順の応募やアンケートなどを目立たせたいということがあるかもしれません。そのような場合には、メッセージルール機能で色分けするとよいでしょう。

メッセージルールの作成

Outlook Expressで受信メールを選択した状態で、メニューのメッセージにあるメッセージからルールを作成を選ぶと新しいルールを作成することができます。

ルールの条件は特定の人からのメールを条件にするのならば送信者にユーザーが含まれている場合（メールアドレス）でかまいません。「先着順」だとか「当選」などを条件にするのであれば、件名に指定した言葉が含まれる場合やメッセージ本文に指定した言葉が含まれる場合などを条件にします。ここで例にあげている「当選」というのはその言葉だけだと落選したメールにも「当選者には別途メールで通知を行ないます」みたいな文面があるといけないので、「当選」を追加した後に続けて「おめでとうございます」も追加するといった一緒に使われるであろう言葉を条件に追加するような工夫をしたほうがよいでしょうね。

ルールのアクションは今回は指定した色で強調表示するにチェックを付け、ルールの説明欄に表示される指定した色をクリックして、表示させたい色を選択しましょう。あとはルール名を決めて、OKを押して決定すればそれ以降届くメールは色分けされてメールタイトルが表示されます。

すでにあるルールに追加や変更を行なうには、メニューのツールにあるメッセージルールからメールを選び、変更したいルールを選択して変更ボタンを押します。

即座にこれまでのメールにも色分けを行ないたいというのであれば、メニューのツールからメッセージルールを選んでメールを選択。表示される画面右側にある適用ボタンを押したら適用するルールの選択画面になるので、適用したいルールをクリックして選択状態を反転させてから、処理対象にしたいフォルダを選択して適用ボタンを押しましょう。